PGI T.O. : ERP agence de voyage et tour opérateur

Un seul logiciel pour tous les métiers de l'agence

PGI T.O. réunit dans une même application les fonctions qu'une agence de voyages ou un tour opérateur répartit souvent entre plusieurs outils : la relation client, la production, les ventes, les stocks, le transport aérien, la comptabilité et les statistiques. Chaque service travaille sur les mêmes données, ce qui évite les ressaisies d'un outil à l'autre.

L'application est organisée en modules : Comptes, Suivi des ventes, Production, Allotements, Transport, Gestion financière, Statistiques et Outils, complétés par un agenda et une messagerie. La page d'accueil est un tableau de bord que chaque utilisateur compose avec ses propres widgets : dossiers en cours, dossiers confirmés, nouveaux comptes, tâches, pipeline commercial.

Le menu de navigation et les droits d'accès par groupe de travail se paramètrent selon votre organisation. PGI T.O. gère plusieurs agences ou centres de profit dans le même environnement, et les libellés de l'interface se traduisent en français, en anglais et en allemand.

CRM et suivi commercial

Le module Comptes centralise vos clients, prospects, contacts et fournisseurs. Chaque fiche client réunit les coordonnées, le commercial référent, le réseau, la provenance et le potentiel, avec une recherche multicritère sur l'ensemble de la base.

Le suivi commercial enregistre les appels, les rendez-vous, les e-mails et les visites. Les nouveaux contacts se créent à l'unité, par un formulaire d'ajout rapide, ou en masse à partir d'un fichier Excel. Une demande qualifiée devient un devis, puis un dossier, sans changer d'outil.

Pour le détail, consultez la page CRM pour agences de voyages et tour opérateurs.

Devis, dossiers et suivi des ventes

Le module Suivi des ventes couvre tout le cycle commercial : qualification de la demande (destination, dates, hébergement, budget), devis, option, puis dossier confirmé. La liste des dossiers se filtre par statut, client, produit, destination, dates ou commercial. Deux vues complémentaires permettent de chercher par passager ou par prestation vendue.

Chaque dossier regroupe ses prestations, ses passagers, les messages échangés, les fichiers joints, les documents à éditer, la partie aérienne et l'historique des modifications. Les cotations préparées dans un tableur s'importent au format Excel ou CSV.

Les statuts, le workflow, les alertes et les actions déclenchées selon le statut d'un dossier se paramètrent, tout comme les conditions d'édition des documents et de facturation.

Production : circuits, croisières, séjours et à la carte

Le catalogue réunit vos circuits, croisières, séjours, hôtels, excursions, visas et produits à la carte. Une fiche produit contient le descriptif, les destinations, les photos, les pièces jointes, les libellés tarifaires, les tarifs, les offres et les prestations associées. La production se gère en individuel, en GIR et en groupe.

Pour la croisière, PGI T.O. modélise les navires : bateaux, ponts, types et catégories de cabines, avec leurs capacités par type de passager. Plusieurs croisiéristes français l'utilisent pour piloter leur activité, comme le détaille cet article.

Les produits à la carte (transfert, nuit d'hôtel, excursion) se vendent hors forfait, avec des prix d'achat et de vente par palier de passagers. Les guides pays rassemblent descriptions, formalités et informations pratiques par destination.

Stocks et allotements

Les allotements se suivent par type de produit : circuits et séjours, croisières, hôtels. Pour chaque départ, vous voyez le stock initial, les options, les ventes et la disponibilité restante, avec la date de rétrocession.

Les croisières disposent d'une vue dédiée avec le taux de remplissage, et les hôtels d'un suivi des nuitées par type de chambre. La liste des départs affiche, date par date, les disponibilités et le meilleur prix.

Transport aérien et GDS

Le module Transport gère vos contrats aériens par compagnie et par saison, les vols en stock ou issus d'un GDS, et les routings qui associent vos produits à leurs plans de vol. Un assistant génère les routings en masse.

Les PNR remontent des GDS dans les dossiers. Les files d'appels signalent les modifications d'horaires, les rétrocessions à venir et les vols en attente de confirmation. La billetterie BSP se suit dans l'application, avec import des fichiers AIR et MIR.

PGI T.O. se relie notamment à Amadeus, Galileo et Sabre, ainsi qu'à des compagnies et agrégateurs aériens. La liste figure sur la page connecteurs et intégrations.

Gestion financière et comptabilité

La gestion financière couvre les factures et avoirs clients, les règlements, les bordereaux de remise, ainsi que les factures et paiements fournisseurs, saisis ou importés depuis un fichier Excel. La facturation en série traite plusieurs dossiers en une seule opération.

Pour le pilotage, vous disposez de l'analyse des marges par dossier, par prestation ou par produit, du journal des ventes, du grand livre et de la balance des tiers. Des listes prêtes à l'emploi isolent les dossiers non soldés, non facturés ou en trop-perçu.

Les écritures et les comptes de tiers s'exportent vers votre logiciel de comptabilité, à la demande ou selon une fréquence programmée.

Statistiques et pilotage

Les statistiques commerciales croisent vos ventes par destination, par vendeur ou par canal pour construire des rapports sur mesure. Des états préformatés portent sur les produits, les dossiers et les clients.

Les données s'exportent à tout moment au format Excel ou CSV, pour alimenter vos propres tableaux de bord.

Documents de voyage et traitements en masse

Les documents de voyage s'éditent par lots : carnets de voyage avec convocations et vouchers, convocations terrestres, rooming lists, listes de passagers, étiquettes bagages.

Les mises à jour répétitives se font elles aussi en masse : tarifs et taxes par produit, taxes par dossier, pré et post-acheminements, notifications aux clients, affectation de produits à un réseau de distribution.

Site web, vente en ligne et connecteurs

PGI T.O. peut alimenter votre site web : l'administration web gère les pages de contenu du site B2B ou B2C relié à l'application, et les API évitent de saisir deux fois votre production.

Le moteur de réservation PGI Connect vend ce catalogue en ligne, et l'espace client MyPGI donne à vos voyageurs l'accès à leur dossier. Paiement en ligne, signature électronique, assurance, visas, distribution : voir les connecteurs disponibles.

Droits d'accès, sécurité et RGPD

Les droits se définissent par groupe de travail et par page : consultation, création, modification, suppression, export. La durée des sessions, l'expiration des mots de passe et le nombre de connexions autorisées se paramètrent.

Des règles d'anonymisation des données personnelles répondent aux exigences du RGPD. Sur ce sujet, lisez aussi RGPD et agence de voyage.

Un assistant intégré pour la prise en main

Depuis la V2, un assistant conversationnel répond en langage naturel aux questions des utilisateurs sur le fonctionnement de l'application. Il facilite la prise en main par les nouveaux collaborateurs. Toutes les nouveautés sont présentées dans l'article PGI T.O. V2 est disponible.